Kommunikationsblog

von Antje Kümmel

Die Interne Kommunikation von Unternehmen geht gestärkt aus der Krise hervor und nimmt eine deutlich größere Rolle ein, als noch vor ein paar Jahren. Dabei setzen die Verantwortlichen weiterhin auf das Intranet, gefolgt vom Einsatz neuer Medien, wie Blogs, Podcast oder Videos, sowie mitarbeiterbezogenen Kampagnen. Aber auch die Mitarbeiterzeitschrift oder -zeitung stellt ein wesentliches Kommunikationsmittel in der betrieblichen Informationspolitik dar und bleibt damit neben dem internen Newsletter ein beliebtes Medium.
Diese und viele andere, spannende Ergebnisse sind im Trendmonitor Interne Kommunikation 2009, eine aktuelle Befragung des Institutes für Interne Kommunikation & Informationskultur, zusammengefaßt. Gemeinsam mit dem Institut der Medienforschung der Universität Siegen und mit Unterstützung des Arbeitskreises Interne Kommunikation der Deutschen Public Relations Gesellschaft (DPRG) wurden 500 Unternehmen und andere Organisationen unter die Lupe genommen.

Wir wollten mehr wissen: Hermann-Josef Berg und Michael Kalthoff-Mahnke, Verantwortliche für den Trendmonitor Interne Kommunikation, im Interview über die derzeitigen Top-Themen der Interner Kommunikation, Nutzwert der Neuen Medien, Trends im Intranet und Integration der Internen Kommunikation im Gesamtkonstrukt der Unternehmenskommunikation u.v.m.

Antje Kümmel: Worin sehen Sie den Nutzwert der Neuen Medien in der Internen Kommunikation?
Hermann-Josef Berg: Die neuen Medien, oder lassen Sie mich besser sagen: die elektronischen Medien, haben die Welt der Internen Kommunikation zweifelsfrei stark verändert. Das Intranet ist heute gewissermaßen die Nachrichtenagentur im Unternehmen, der schnelle Umschlagplatz für aktuelle Informationen. Auf jeden Fall muss das alte Flaggschiff dieser Kommunikationsdisziplin, die Mitarbeiterzeitschrift und -zeitung, ihre Newspräsentation überdenken und sinnvollerweise mehr Hintergründe aufzeigen. Auch Podcasts gewinnen an Bedeutung und haben ein enormes Entwicklungspotenzial, insbesondere im Bereich der Wissens- und populären Wissenschaftsvermittlung. Auch das oft wegen der Info-Flut verteufelte E-Mail halte sich für ein hilfreiches Instrument, wenn es vorrangig zum Dialog entweder hin zu den Top-Führungskräften oder hin zur Belegschaft eingesetzt wird. Bei Blogs, Twitter, Facebock oder Wikis sehe ich noch nicht den großen Durchbruch im Rahmen der Internen Kommunikation.
Michael Kalthoff-Mahnke: Wir ­als Kommunikationsexperten ­ müssen auch darauf achten, dass wir Interne Kommunikation nicht nur mit vielen technischen Tools versehen. Gerade in wirtschaftlichen schwierigen Zeiten, wie heute, zählt die Direktkommunikation, das Gespräch zwischen Führungskräften und Mitarbeiter, mehr als doppelt. Und manchmal braucht es auch eben Zeit, Neuheiten der Kommunikationstechnologie dem Menschen näher zu bringen. Nehmen Sie das Beispiel Videokonferenzen, ­eine geniale, technische Erfindung, aber erst im 21. Jahrhundert scheint sie sich stärker durchzusetzen, vor allem wegen der jetzt möglichen Bildpräsentation der Gesprächspartner in tatsächlicher Körpergröße.

AK: Wie wird die Interne Kommunikation in das Gesamtkonstrukt der Unternehmenskommunikation integriert?

Hermann-Josef Berg: In den meisten größeren Unternehmen hierzulande ist die Interne Kommunikation entweder Bestandteil der Unternehmenskommunikation oder Teil der Stabsfunktion “Personal”. Natürlich finden hier immer wieder einmal Kämpfe um die Hoheit dieser Kommunikationsdisziplin statt. Aber im Grunde genommen ist es Schwachsinn, sich in solchen Rangkämpfen aufzureiben. Wichtiger wäre mir, wenn es einen Vorstand mit der Zuständigkeit für Kommunikation gäbe. Dies würde vieles in der Abwicklung vereinfachen. Wer eine solche Entscheidungsbefugnis hat, muss nicht erst den Vorstand fragen, ob er dieses oder jenes machen darf – er macht es einfach. Erfreulich ist sicherlich, dass Interne und Externe Kommunikation in zunehmend mehr Unternehmen in die gemeinsame Richtung marschieren und ihr Handeln eng miteinander verzahnen.

AK: Wie haben sich die Inhalte der Internen Kommunikation verändert? Was sind die Top-Themen der Internen Kommunikation derzeit?

Hermann-Josef Berg: Wenn Sie meinen, woran gegenwärtig generell gearbeitet wird, dann steht ­den Ergebnissen des Trendmonitors zufolge ­das Bemühen um kontinuierliche Information und Kommunikation im Vordergrund, weniger die situationsbezogenen Mitarbeiterkampagnen. Wenn Sie Ihre Frage themenbezogen meinen, dann stehen natürlich alle Aspekte im Mittelpunkt, die unmittelbar mit der Unternehmenszukunft zu tun haben: die Firmenziele, -philosophie und -organisation, die firmenspezifische Konsequenzen der allgemeinen Finanz- und Wirtschaftskrise, aber auch die Mitarbeiter und ihre Anliegen.

AK: Welche Maßnahmen sind in der Internen Kommunikation für die kommenden Monate geplant sind?

Michael Kalthoff-Mahnke: Hier steht der Ausbau des Intranets an erster Stelle und das Anwenden weiterer neuer Medien auf Rang zwei. Sicherlich spielt in diesem Zusammenhang auch eine Rolle, dass sich viele Unternehmen durch den forcierten Einsatz elektronischer Instrumente niedrigere Druck- und Distributionskosten erhoffen. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass der Mensch ein haptisches Wesen ist und wir über Jahrhunderte hinweg gelernt haben, etwas zu lesen, in dem wir es in die Hand nehmen. Ich weiß von einem Unternehmen in Österreich, dessen internationale Belegschaft die Kommunikationsoptimierung auf Basis des Intranets ablehnte.

AK: Werden die Mitarbeiter zukünftig besser informiert werden?

Hermann-Josef Berg: Es ist zu hoffen! In der Tat spielt die Interne Kommunikation allem Anschein nach in Unternehmen, Organisationen und Behörden eine größere Rolle als noch vor einigen Jahren. Dafür ist nicht zuletzt die jüngste Finanz- und Wirtschaftskrise verantwortlich. In ökonomisch schwierigen Zeiten wird immer via Interne Kommunikation der notwendige Zusammenhalt beschworen, müssen Mitarbeiter motiviert werden, um nicht Produktivitätsverluste hinnehmen zu müssen. In vielen Fällen habe ich jedoch Zweifel, ob die verstärkten Informationsanstrengungen eine Wende in der Unternehmens- respektive Informationskultur darstellen. Noch immer ist zu viel “Blabla” etwa in Mitarbeitermedien zu lesen. Das ist im ­Übrigen teilweise verständlich, weil viele Unternehmensverantwortliche auch nicht wissen, welcher Weg für eine langfristige Unternehmenszukunft der richtige ist. Gleichwohl ist es befriedigend, zu sehen, dass in der gegenwärtigen Krise doch verstärkt auf die persönliche Kommunikation zurückgegriffen wird. Direktkommunikation ist in dieser Zeit auch das effektivste Mittel der Internen Kommunikation.

AK: Wie werden die Mitarbeiter mittels Interner Kommunikation zu Botschaftern des Unternehmens?

Michael Kalthoff-Mahnke: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Unternehmen arbeitet verlässlich und vertrauensvoll sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit den Kunden.

AK: Welche Medien kommen zum Einsatz, wenn es um “horizontale” interne Kommunikation geht, also von Abteilung zu Abteilung, Mitarbeiter zu Mitarbeiter?

Hermann-Josef Berg: Horizontale interne Kommunikation? Ich mag solche pseudowissenschaftlichen Begriffe nicht. Kommunikation ist primär immer eine Aktivität in zwei Richtungen: Von Sender zu Empfänger und umgekehrt. Ob diese horizontal oder vertikal stattfindet, ist zweitrangig. Und das Kommunikationsthema zwischen den beiden, wie es im Neu- oder Marketingdeutsch heißt, Rezipienten entscheidet über das richtige Kommunikationsmedium. Ich halte nichts von pauschalen Patentlösungen.

AK: Einsatzgebiete der Internen Kommunikation: In welcher Richtung findet die Interne Kommunikation hauptsächlich statt?

Michael Kalthoff-Mahnke: Sie meinen, ob Interne Kommunikation eher ein Top-down- oder ein Bottum-up-Prozess ist? Wahrscheinlich Ersteres. Fakt ist aber: Wer heute nicht offen Gründe und Konsequenzen von Maßnahmen wie Entlassungen, Kurzarbeit oder Lohnkürzungen kommuniziert, der wird es auf Dauer schwer haben, in seinen Anstrengungen zur Internen Kommunikation als glaubwürdig empfunden zu werden. Interne Kommunikatoren oder Redakteure von Mitarbeitermedien, ob elektronisch oder gedruckt, ­ dürfen nicht nur die Claquere des Vorstandes sein, sondern sich in gleichem Maße als Anwälte der Mitarbeiter verstehen. Kein einfacher Spagat, aber ein notwendiger, der viel mit der Rolle des früheren Hofnarren zu tun haben kann.

AK: Kommunikationsmittel Intranet: Was halten Sie davon?

Hermann-Josef Berg: Für die schnelle Information ist das Intranet genial. Aber seine Fähigkeiten hören dort auf, wo Hintergründiges vermittelt werden soll. Hier lesen die Menschen gerne etwas Schwarz auf Weiß. Ein Beleg dafür ist auch, dass viele Mitarbeiter Online-Informationen erst ausdrucken und dann lesen.

AK: Wie können Mitarbeiter motiviert werden, über das Intranet zu kommunizieren?

Hermann-Josef Berg: Ganz einfach: Die richtigen Themen aufgreifen!

AK: Wo liegt das größte Potenzial der Internen Kommunikation?
Michael Kalthoff-Mahnke: In der Glaubwürdigkeit der Information!

AK: Welche Fehler werden nach wie vor am meisten gemacht?
Michael Kalthoff-Mahnke: Zu glauben, dass die Mitarbeiter keine Antennen für Entwicklungen im Unternehmen haben!

AK: Welche Chance hat gerade in der heutigen Zeit, in der nach wie vor die Krise seine Auswirkungen zeigt, die Interne Kommunikation für das Unternehmen sowie auch für die Externe Kommunikation mit den Kunden und Geschäftspartnern?

Michael Kalthoff-Mahnke: Eine authentische, offene und selbstkritische Interne Kommunikation lässt das Unternehmen nach innen wie außen in einem anderen Licht erscheinen. Mitarbeiter, die sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, treten doch anders als Botschafter des Unternehmens auf, als wenn sie innerlich gekündigt sind. Leidenschaft und Engagement lassen sich nicht von oben herab verordnen. Die Mitarbeiter brauchen dazu verlässliche Vorbilder und eine vertrauensvolle, dialogorientierte Zusammenarbeit.

Hermann-Josef Berg: Wer den Menschen wirklich nicht nur als Produktionsfaktor sieht und ihn nach ethischen Kriterien behandelt, erntet nicht nur die Früchte in Form großen Engagements, sondern dokumentiert auch gesellschaftliche Verantwortung. Wo nur noch die Gewinnmaximierung Leitgedanke ist, dort hat das Unternehmen schon aufgehört zu existieren. Denn in Krisen kommt der rücksichtlose Umgang mit Mitarbeitern durchaus wieder als Bumerang zurück. Was so pathetisch klingt, hat einen konkreten betriebswirtschaftlichen Hintergrund: Die Produktivität.

Weitere Informationen zum Trendmonitor Interne Kommunuikation 2009:

Hermann-Josef Berg
Telefon 06132-953114
Telefax 06132-953103
Hermann-Josef.Berg@t-online.de

Autorin: Antje Kümmel