Home » Kommunikationsprozess » Telefonkonferenzen für Unternehmen
Telefonkonferenz führen

Telefonkonferenzen für Unternehmen

Da viele Unternehmen heute international ausgerichtet sind, werden für eine reibungslose Kommunikation Telefonkonferenzen (Telkos) immer wichtiger. Diverse Dienstleister bieten mittlerweile entsprechende Dienste an. Um dabei den Anbieter mit den besten Konditionen zu finden, kann diese Checkliste behilflich sein.

Finden Sie den richtigen Anbieter

Telefonkonferenzen von diversen AnbieternZunächst sollten Sie das Angebot danach auswählen, wie viele Personen etwa an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Wenn bis zu 20 Personen beteiligt sind, können Sie eine automatisierte Telko buchen. Dabei sollten Sie jedoch vorab erfragen, ob die Konferenzräume auf eine Teilnehmerzahl beschränkt sind. Bei einem großen Event-Call mit Hunderten von Menschen hingegen ist es nötig, einen Dienstleister zu wählen, der Event-Konferenzen ausrichtet. Wenn es sich um Konferenzen mit dem Ausland handelt, sollten Sie darauf achten, dass nicht nur deutsche Einwahlnummern, sondern auch lokale Einwahlnummern aus den verschiedenen Ländern im Angebot enthalten sind – sonst wird es schnell teuer. Ein weiterer Punkt auf Ihrer Checkliste betrifft die Kosten der Telefonkonferenz: Hier sind variable Kostenszenarien denkbar. Soll der Moderator die Kosten für alle Teilnehmer tragen oder zahlen diese ihren Anteil selbst? Verschiedene Abrechnungsverfahren sind möglich.

Was muss man beachten

Je nachdem wie oft Sie eine Telko abhalten wollen, sollten Sie auf Flatrate-Angebote zurückgreifen. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie sich an keine zu langen Vertragslaufzeiten binden, um flexibel zu bleiben. Die Vertragslaufzeit sollte maximal drei Monate betragen. Außerdem sollte bei den Telefonkonferenzen natürlich eine hohe Sprachqualität vorherrschen. Des Weiteren ist auf nützliche Zusatzfunktionen zu achten (informieren Sie sich zum Beispiel auf talkyoo.net): Wünschen Sie beispielsweise eine Webkonferenz, um den Teilnehmern bestimmte Dokumente auf Ihrem Laptop zu zeigen? Praktisch bei einer großen Anzahl an Personen ist auch die Teilnehmersteuerung. Sie ermöglicht, dass per Mausklick einzelne Teilnehmer oder eine ganze Gruppe stumm geschaltet werden können. Sehr nützlich ist es zudem, eine Aufzeichnungsfunktion zu buchen, um per Recording die Telko aufzunehmen. Nicht zuletzt sollten Sie den Anbieter Ihrer Wahl auf seine Service- und Sicherheitsleistungen prüfen. Die Professionalität eines Anbieters erkennen Sie an Sicherheitszertifizierungen, wie beispielsweise vom TÜV. Eine Servicehotline für Nachfragen sollte der Konferenzanbieter ebenfalls haben, damit Sie bei anfallenden Problemen einen Ansprechpartner haben.

Die besten Konditionen

Wenn Sie Ihren Dienstleister für Telefonkonferenzen sorgfältig mit Blick auf die genannten Punkte auswählen und die Angebote vergleichen, werden Sie die für Ihr Unternehmen besten Konditionen finden. Nicht nur die Teilnehmeranzahl ist dabei von Bedeutung, auch die Häufigkeit der Telkos, die Kostenverteilung, frei wählbaren Zusatzfunktionen und nicht zuletzt der Sicherheitsaspekt spielen eine Rolle.

Check Also

Interne gleichgestellte Kommunikation

Kommunikation im Spannungsfeld der Unternehmensnachfolge

Eine Unternehmensnachfolge stellt stets eine besondere Herausforderung für Führungskräfte, Mitarbeiter und Partner des Unternehmens dar. …