Kommunikationsblog
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Ihr Kollege nutzt zurzeit die Option, von zuhause zu arbeiten, eine Kollegin ist geschäftlich unterwegs und Ihre Zweitstelle ist zu weit entfernt, um mal eben für ein Meeting vorbei zu schauen? Dann geht es Ihnen so, wie vielen Anderen auch. Zeit ist begrenzt und doch müssen wichtige Besprechungen geführt und Meetings mit Kunden gehalten werden.
Eine Möglichkeit wäre, Termine, die in der gleichen Gegend stattfinden, auf einen Tag zu legen, so dass man seine Zeit effektiver nutzt. In wie fern ist dies jedoch in der Praxis möglich?
Eine weitaus bessere Lösung bieten die inzwischen zahlreichen Anbieter von Telefonkonferenzen. Um in diesem Dickicht den Überblick zu behalten, bietet es sich an, kompetente Vergleichsportale zu Rate zu ziehen, die auf einen Blick alle nötigen Fakten liefern.
Telefonkonferenz-Optionen gibt es viele
Die einfachste Möglichkeit bieten heutzutage die meisten handelsüblichen Telefone selbst. Ohne größere Schwierigkeiten lässt sich in den meisten Fällen eine dritte Person zum Gespräch hinzuschalten.
Gerade Unternehmen benötigen jedoch eine Lösung, die für eine größere Teilnehmeranzahl praktikabel ist. Insofern man nicht viele Gesprächsteilnehmer um ein Telefon scharen möchte, kann man ihnen die Möglichkeit geben, sich vom eigenen Telefon in die Konferenz einzuwählen. Dies hat den Vorteil, dass die Vorbereitungszeit kurz gehalten wird, und die Teilnehmer jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen haben.
Als Initiator einer Telefonkonferenz begibt man sich oftmals auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter. Hier gibt es verschiedene Optionen: Möchte man einen professionellen Anbieter mit zahlreichen Zusatzfunktionen, eine Konferenz-Flatrate oder braucht man nur einmalig eine unkomplizierte Lösung?
Hat man sich für einen Anbieter entschieden, bekommt man – entweder ohne Anmeldung durch Eingabe einer E-Mail-Adresse, oder nach Ausfüllen eines Registrierungsformulars – alle nötigen Informationen für die Konferenz bereitgestellt. Man erhält sowohl die Einwahl- als auch die Konferenznummer. Um die Sicherheit zu erhöhen, wird von nahezu allen Anbietern außerdem auch ein PIN bereitgestellt, der für den Zugang zum Konferenzraum nötig ist.
Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?
Im nächsten Schritt müssen allen Konferenzteilnehmern die Zugangsdaten mitgeteilt werden. Viele Anbieter stellen dazu Einladungstools zur Verfügung, ansonsten reicht aber natürlich auch eine einfache E-Mail.
Zum vereinbarten Termin wählt man nur noch die angegebene Nummer, gibt den PIN und die Raumnummer an und schon kann mit der Konferenz begonnen werden. Hierbei empfiehlt es sich, vorab einen Konferenzleiter zu benennen, der die Konferenz strukturiert und effizient durch die relevanten Themen führt. Einige Anbieter stellen hierfür auch weitere Funktionen bereit, wie zum Beispiel das Stummschalten einzelner Teilnehmer oder eine Online-Anzeige, die anzeigt, wer gerade spricht.
Aber ist das nicht teuer?
Das kommt darauf an.
Viele Anbieter stellen inzwischen Festnetznummern zur Einwahl zur Verfügung, sodass für die Teilnehmer nur die normalen Festnetztarife anfallen. Vor allem bei kostenlosen Optionen finden sich jedoch auch 0180-3-Nummern, bei denen zumeist mindestens 9 ct/Minute aus dem deutschen Festnetz, manchmal auch mehr, abgerechnet werden.
Besonders, wenn Teilnehmer aus verschiedenen Ländern an der Konferenz teilnehmen, lohnt es sich einen genaueren Blick auf die jeweiligen Kostenoptionen zu werfen. Festnetznummern sind auch hier zu bevorzugen, da sie meist unkompliziert auch aus dem Ausland zu erreichen sind. Bei einigen Anbietern finden sich auch internationale Einwahlnummern, sodass sich die Kosten für ausländischen Teilnehmer nochmals verringern lassen.
Für Teilnehmer, die sich von Mobiltelefonen in die Konferenz einschalten, sind die Kosten meist ein wenig höher – nutzt man jedoch eine Festnetz-Flatrate, kann man auch hier kostenlos konferieren.
Da sich die Anbieter hinsichtlich Einwahloptionen, Kosten und Zusatzfunktionen stark unterscheiden, kann es mitunter schwierig sein, den passenden Anbieter zu finden. Vergleichsportale, wie beispielsweise www.telefonkonferenzen-info.de/anbieter, haben es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, diese Informationen zusammenzutragen und übersichtlich darzustellen, damit auch Sie Ihren geeigneten Partner in Sachen Telefonkonferenz finden.
Wir wünschen Ihnen gutes Konferieren!
