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Richtige Erstellung der Lohnabrechung – Lohnhelden

Die Lohnabrechnung – was muss man beachten?

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erstellen und diese dem Mitarbeiter als Entgeltabrechnung bereitzustellen. Diese zu erstellen ist kompliziert, dauert lange und es können viele Fehler passieren. In diesem Ratgeber wollen wir Ihnen ein paar Tipps an die Hand geben, damit Ihnen die Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung leichter fällt.

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Zuerst einmal klären wir den Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung. Der Unterschied von Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt in der Art und Weise, wie der Arbeitgeber den Arbeitnehmer entlohnt. Deswegen muss zunächst einmal erst zwischen Lohn und Gehalt unterschieden werden. Bekommt der Arbeitnehmer Lohn, wird er nach seinen erbrachten Arbeitsstunden bezahlt und der Endbetrag kann je nach Arbeitsstunden variieren. Das Gehalt ist dagegen eine feste Summe, die monatlich gezahlt wird, unabhängig davon, wie lange der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. Ob es sich um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung handelt, finden Sie im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“.

Aufbau und Inhalt einer Abrechnung

Wichtig ist vor allem, dass Sie in Ihrer Abrechnung alles auflisten und nichts vergessen. Was genau in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss regelt das Gesetz in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. In der folgenden Übersicht sind die wichtigsten Bestandteile des Kopfteils, Hauptteils und des Schlussteils aufgeführt.

Der Kopfteil enthält zunächst einmal den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers sowie der Arbeitnehmer. Auch darf das Bezugsdatum und das Datum der Erstellung der Entgeltabrechnung nicht fehlen. Die Steuerdaten und die Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers sind im Kopfteil aufzuführen. Und zuletzt befinden sich im Kopfteil auch die persönlichen Daten und die Urlaubsdaten des Arbeitnehmers.

Der Hauptteil enthält folgende Punkte:

  • Brutto-Lohn oder Gehalt
  • Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zu betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag

Im Schlussteil befinden sich dann noch die Kontodaten des Arbeitnehmers sowie die Gesamtsumme und die Verdienstbescheinigung.

Durch die Übersicht wird deutlich, dass es viele wichtige Punkte gibt, die bei der Erstellung einer Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung beachtet werden müssen. Da es ernsthafte Konsequenzen haben kann, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist, lohnt es sich, die Erstellung der Abrechnung abzugeben.

Lohnabrechnung Outsourcen

Wie im vorangegangenen Teil beschrieben, gibt es vieles zu beachten, damit keine Fehler bei der Erstellung einer Abrechnung unterlaufen. Deswegen bietet es sich an, die Lohnabrechnung bzw. die Gehaltsabrechnung mit professioneller Hilfe erstellen zu lassen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn sie als Unternehmer und Arbeitgeber Ihre Lohnabrechnungen in München outsourcen wollen gibt es zum Beispiel die Lohnhelden, die sie professionell dabei unterstützen können.

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung extern durchzuführen, zeigen folgende Vorteile:

  • Sie sparen Zeit! Das Auslagern der Lohnabrechnung macht es möglich, dass Sie sich auf Ihre wesentliche Arbeit fokussieren können und den Kopf frei haben, um sich anderen Dingen zu widmen.
  • Überschaubare Kosten: Outsourcing ist meist billiger als extra Personal für die Lohnbuchhaltung einzustellen oder die eigenen Ressourcen zu verwenden. Zudem können Sie in der Zeit, in der Sie eigentlich die Lohnabrechnung erstellen, für weiter Aufgaben nutzen und produktiv arbeiten, ohne sich großartig Gedanken zu machen.
  • Mehr Rechtssicherheit: Ein externer Dienstleister hat überwiegend mehr Erfahrung und ist stets auf dem aktuellen Wissensstand.

Trotz den vielen Vorteilen gibt es auch Nachteile. So muss man selbstverständlich Kontrolle abgeben und gibt Einblicke in vertrauliche Daten. Durch das Abgeben von Kontrolle wird man auch abhängig von einem externen Dienstleister.

 

Fassen wir also nochmal zusammen: Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung verlangt viel Zeit und hohe Konzentration.  Durch das Outsourcen der Lohnabrechnung haben Sie die Möglichkeit Ihre Zeit produktiv zu nutzen und sparen gleichzeitig Kosten. Außerdem werden Sie durch einen externen Dienstleister professionell betreut.

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