Kommunikationsblog
Related Articles
Bei der Büroarbeit fallen täglich verschiedenste Arten an Post an, die verschickt werden muss. Aber wer weiß denn jedes Mal, welcher Briefumschlag nun der richtige ist. Oder wie schwer der Brief sein darf. Hinzu kommt, dass nicht nur die Post Briefumschläge verkauft. Mittlerweile gibt es diverse Anbieter im Internet, die sie auf den Versand von Briefumschlägen spezialisiert haben. Dieser kleine Ratgeber soll Ihnen helfen, die richtigen Versandtaschen und Briefumschläge für Ihre nächste Post nach draußen, zu finden.
Die verschiedenen Größen
Wie in vielen anderen Bereichen auch sind die verschiedenen Größen der Briefumschläge genormt. Unter der Norm 678 sind die Formate deutscher Standardgrößen für Kuverts definiert. In der Norm werden zudem die entsprechenden Einlagen, also der eigentliche Briefinhalt. genannt. Dies dient zur Arbeitserleichterung der Post. Durch die Standardisierung wird die automatische Verteilung, Logistik und Sortierung der Briefe erleichtert.
Der Standardbrief
Gilt als der klassische Geschäftsbrief und kommt im DIN-lang Format daher (110mmx220mm). Er reicht für maximal 3 maschinenbeschriebenen DIN-A4 Seiten. Diese werden 2 Mal gefaltet bevor sie in den Briefumschlag kommen.
Der Kompaktbrief
Der Kompaktbrief ist am besten geeignet für Geschäftsbriefe, die maximal 5 DIN-A4 Seiten umfassen. Er darf eine Dicke von 1cm nicht überschreiten.
Der Großbrief
In einen Großbrief gehören wichtige Dokumente, die nicht geknickt werden dürfen. Sollten Sie einmal wichtige Vertragsseiten oder Bewerbungsunterlagen verschicken müssen, ist dieses Briefformat genau das richtige. Aber Achtung, er darf ein Gewicht von 500g nicht überschreiten.
Der Maxibrief
Der Maxi-Brief dient dazu umfangreiche Post zu verschicken. Dafür kann er eine Dicke von bis zu 5 cm haben. Das Maximalgewicht beträgt hier 1 kg. Der Maxibrief eignet sich hervorragend, um Magazine, Geschäftsberichte oder Seminarunterlagen zu verschicken.
Die verschiedenen Verschlussmöglichkeiten
Neben den verschiedenen Größen beim Briefversand unterscheidet man auch 3 verschiedene Verschlussmöglichkeiten.
Bei einem Brief mit gummierten Verschluss, auch Nassklebeumschläge genannt, wird der Klebestreifen angefeuchtet und das Kouvert zugeklebt. Bis zu 5 Jahren kann die Klebedauer gummierter Verschlüsse halten.
Briefe mit Haftverschluss erleichtern den Büroalltag, da man hier weder Speichel noch einen angefeuchteten Schwamm benötigt. Hier wird lediglich der Schutzstreifen abgezogen und der Briefumschlag zugeklebt. Die Klebedauer beträgt genau wie beim geummierten Verschluss bis zu 5 Jahre.
Selbstklebende Briefumschläge sind zwar in der Handhabung am einfachsten, da der Verschluss nur auf einander geklebt werden muss. Die Klebedauer beträgt hier aber nur 1 Jahr.
Ein paar praktische Tipps zum Schluss
Sollte Sie eine größere Menge an Briefumschlägen in Ihren Büroräumen lagern, beachten Sie bitte folgendes. Die Umschläge sollten in einem geschlossenen Karton, bei Zimmertemperatur und normaler Luftfeuchtigkeit aufbewahrt werden. Vermeiden Sie es unbenutzte Briefumschläge direktem Sonnen- oder Tageslicht auszusetzen. So wird die Klebekraft der Umschläge am besten gewährleistet. Bei richtigen Lagerungsbedingungen können die Haftverschlussumschläge bis zu 2 Jahre die anderen Umschläge bis zu 5 Jahre gelagert werden.
